Email & Chat Professional

Kenapa Ini Penting

Di dunia kerja, 80% komunikasi lewat email dan chat. Kalau lo nulis kayak chat sama temen — lo nggak akan dianggap serius.

Bedanya: spesifik, sopan, ada action item.

Email Kerja

Struktur Email yang Bener

• ❌ "Permohonan"
• ✅ "Permohonan Data Penjualan Q2 — Divisi Marketing"

• ❌ "Hai"
• ✅ "Yth. Pak Hendra" atau "Halo Pak Hendra,"

1. Siapa lo + konteks (1 kalimat)
2. Tujuan email (1-2 kalimat)
3. Detail/instruksi (kalau perlu)
4. Action item: apa yang lo minta

• "Terima kasih atas waktu dan perhatiannya."
• "Mohon konfirmasi jika ada pertanyaan."
• "Saya tunggu kabarnya."

Hormat saya,
Rani Wijaya
Staff QC — PT Sejahtera Abadi
0812-3456-7890

Contoh Email: Follow Up Lamaran

Subject: Follow Up Lamaran — Staff PPIC — Rani Wijaya
Yth. Tim Rekrutmen PT Maju Jaya,
Saya Rani Wijaya, fresh graduate Teknik Industri dari Universitas
Indonesia. Saya mengirimkan lamaran untuk posisi Staff PPIC pada
tanggal 1 Juni 2026 melalui Jobstreet.
Saya ingin menanyakan status lamaran saya. Saya sangat tertarik
dengan posisi ini dan berharap dapat berkesempatan untuk interview.
Terlampir CV saya untuk referensi. Terima kasih atas waktu dan
perhatiannya.
Hormat saya,
Rani Wijaya
0812-3456-7890
linkedin.com/in/raniwijaya

Contoh Email: Thank You Setelah Interview

Subject: Terima Kasih — Interview Staff QC — Rani Wijaya
Halo Pak Hendra,
Terima kasih banyak atas waktu dan kesempatan interview untuk
posisi Staff QC hari ini. Saya makin tertarik dengan peran ini
setelah mendengar tentang proyek improvement yang sedang
berjalan di tim.
Saya sangat bersemangat untuk berkontribusi di bidang quality
control dan berharap dapat bergabung dengan tim PT Sejahtera Abadi.
Jika ada pertanyaan tambahan, jangan ragu untuk menghubungi saya.
Terima kasih lagi atas kesempatannya.
Salam,
Rani Wijaya
0812-3456-7890

Contoh Email: Cold Approach ke HR

Subject: Permohonan Informasi — Peluang Magang/kerja — Rani Wijaya
Yth. Bapak/Ibu [Nama HR],
Saya Rani, fresh graduate Teknik Industri dari Universitas Indonesia.
Saya sangat mengagumi [Perusahaan] karena [alasan spesifik: inovasi,
market leader, program graduate].
Saya ingin bertanya apakah ada peluang magang atau entry level di
divisi [PPIC/Quality/Production]? Saya memiliki pengalaman [X] dan
tertarik untuk belajar lebih banyak di bidang [Y].
Terlampir CV saya. Terima kasih atas waktu dan perhatiannya.
Hormat saya,
Rani Wijaya
0812-3456-7890

Chat Kerja (WhatsApp/Teams/Slack)

Aturan Chat Kerja

1. Jangan kirim voice note ke atasan atau orang yang jarang lo interaksi
2. Jangan kirim "Pak..." terus nunggu balesan. Langsung tujuan lo.
3. Jangan chat di luar jam kerja kecuali urgent
4. Pakai emoji seperlunya — bukan 😂🤣🔥
5. Balas dengan cepat — maksimal 1 jam di jam kerja

Format Chat yang Bener

Contoh Chat: Lapor Hasil Kerja

Pak Hendra, laporan reject rate bulan Mei sudah selesai.
Ringkasan:
• Overall reject: 1.8% (target < 2%) ✅
• Line 3: 1.4% (turun dari 2.8%) ✅
• Top reject: visual (45%)
File terlampir. Mohon review. Terima kasih.

Contoh Chat: Minta Bantuan

Mas Anton, saya butuh bantuan.
Saya lagi analisis data reject Line 3, tapi ada 200 entry yang
formatnya beda dari biasanya. Boleh saya share file-nya untuk
review bersama?
Kapan Mas available? Saya fleksibel.

Contoh Chat: Update ke Tim

Tim, update progress Zero Defect Challenge minggu ke-2:
• Partisipan: 45 operator (target 50)
• Defect caught: 23 unit (turun dari 38 minggu lalu)
• Top performer: Pak Joko (8 unit caught)
Meeting review: Kamis jam 2 siang di ruang meeting.
Terima kasih semua! 💪

Yang JANGAN Lo Lakuin

Email

• ❌ Subject kosong atau "Hai"
• ❌ "Pak, tolong dicek ya" (tanpa konteks)
• ❌ Reply All kalau nggak perlu
• ❌ Forward email tanpa penjelasan
• ❌ Nulis kayak chat: "udh ya pak, thx"

Chat

• ❌ Voice note ke atasan
• ❌ Chat jam 11 malem (kecuali urgent)
• ❌ "Pak..." (terus nunggu)
• ❌ Emoji berlebihan: 😂🤣🔥👍👍👍
• ❌ Kirim file tanpa penjelasan
• ❌ Typo di nama orang

Checklist

• ☐ Subject email selalu jelas dan spesifik
• ☐ Salutation: "Yth. [Nama]" atau "Halo [Nama],"
• ☐ Body: konteks → tujuan → detail → action item
• ☐ Closing: "Terima kasih" + signature
• ☐ Chat: langsung ke tujuan, jangan "Pak..." doang
• ☐ Proofread sebelum kirim (terutama nama orang)
• ☐ Balas chat dalam 1 jam di jam kerja